إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

 

برنامج :  إدارة  المكاتب والسكرتارية التنفيذية

 

مقدمة

الإستراتيجية لأي منظمة أو إدارة حيث تستمد أهميتها من كمية الأعمال الكبيرة الملقاة على عاتق القائم بوظيفة السكرتاريا والتي عملية الربط الداخلي بين جميع أقسام المنشأة والرئيس، إضافة إلى الجمهور حيث يكون النجاح للمدير من خلال مكتب السكرتاريا المنظم والفعال في إدارة شؤونه. إن السكرتاريا عملاً يتطلب مهارات خاصة وأداء متميز وخصوصاً في مجال العلاقات العامة والأرشفة والتصنيف وإعداد المراسلات وفرزها وتنظيم حركة البريد الوارد والصادر وتلقي المكالمات الهاتفية وتنظيم وإدارة المواعيد  كما أن دورها يرتبط بعملية التواصل مع الزملاء والرؤساء والزوار والمرؤوسين. من هنا تأتي أهمية التدريب في هذا البرنامج والذي أعده المعهد العماني للتدريب المهني، ليفي باحتياجات مديري المكاتب والسكرتير التنفيذي.

فكرة البرنامج وورش العمل:

تزويد المشاركين بالمهارات السلوكية والإدارية لأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب بأحدث الممارسات والنظم الإلكترونية، وإكسابهم مهارات متقدمة في كيفية استخدام النظم الإلكترونية في تطبيقات إدارة المكاتب وأعمال السكرتارية العامة والتنفيذية.

 الأهداف الرئيسية:  

  • التميز بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب والأرشفة
  • تعريف الإدارة الإلكترونية وتطبيقاتها العملية Ms Outlook, Outlook express.
  • إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها ونظم الاتصالات الالكترونية.
  • تطبيقات الاجتماعات الإلكترونية .E-mail, Net meeting, appointment
  • التعامل مع الشخصيات المختلفة أثناء الاجتماعات.
  • التفكير الإبداعي والتميز في إدارة الأعمال اليومية بكفاءة وابتكار.
  • التميز في إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والتقارير وتصميم النماذج باستخدام الحاسب الالي
  • استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات .
  • تطبيقات الاجتماعات الإلكترونية E-mail, Net meeting, appointment
  • الأرشفة الإلكترونية وضغط الملفات
  • إدارة الوقت إلكترونياً E-Time Management calendar
  • تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونياً Ms-word-templates
  • تطبيق أساسيات أمن وسرية المعلومات في الأعمال اليومية
  • الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق
  • حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات
  • أفضل ممارسات السكرتاريا الذكية والأداء المتميز
  • تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً
  • معالجة البيانات والمعلومات وإعداد الجداول واسترجاعها باستخدام الحاسب الآلي
  • تحقيق الكفاءة في السكرتارية و إدارة المكاتب والأرشفة
  • مهارات الحاسب الآلي لخدمة أعمال السكرتارية (  Excel - Access - Outlook )
  • قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين
  • فنون التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام التكنولوجيا ونظم المعلومات
  • السيطرة على ضغوط العمل وتقوية وتنشيط الذاكرة والقدرات العقلية وأساليب الإبتكار بصورة فعالة
  • تطبيق المهارات الإبداعية الإبتكارية والتقنيات الإلكترونية المتقدمة للسكرتارية التنفيذية

محتويات البرنامج

المحور الأول : مكانة السكرتير التنفيذي في الإدارة في الوقت الحالي

  • إكمال تحليل ( نقاط الضعف ، والقوة ، والفرص ، والمخاطر ) 
  • تحديد اتجاهك المستقبلي
  • تحديد مسؤوليات الوظيفة
  • النواحي الإدارية لوظيفتك - التفكير نيابة عن مديرك
  • التخطيط من أجل التطوير - تحديد العوائق التي تقف في طريق نجاحك والتغلب عليها
  • تحدي التغيير - التغيير الهيكلي وتأثريه على وظيفتك

المحور الثاني : الإدارة الذاتية - العمل بشكل فعال مع مديرك وزملائك

  • العمل بشكل فعال مع مديرك (مديريك).
  • تطوير وتحسين العلاقة مع مديرك (مديريك)
  • إدارة الوقت التي تساعدك على السيطرة على الأمور
  • وضع الأولويات في حالة الأمور العاجلة
  • إرشادات لإدارة المشروع للاستخدام اليومي
  • كيف تصبح مقبولا ومسموعا لدى الآخرين - بناء الثقة بالنفس والصورة الذاتية
  • الانتباه لعوامل الإجهاد في بيئة العمل

 

المحور الثالث : الاتصالات الشخصية

  • أهمية الاتصالات الشخصية الفعالة
  • اكتشاف العوائق التي تواجه الاتصال والقضاء عليها
  • تعزيز مهارات الاستماع والاستجواب لديك
  • تفادي الغموض وسوء الفهم - إرسال الرسالة الصحيحة
  • الاتصال غير الشفهي - لغة الجسد الإيجابية
  • الاتصالات من فرد لآخر ، وغير الرسمية ، وأثناء الاجتماعات
  • استخدام مهارات الاتصال لديك للتفاوض وإقناع الآخرين

المحور الرابع : التحليل ، وصنع القرارات ، والتفكير الإبداعي

  • تحليل البيانات وصنع القرار
  • تطبيق التفكير الإبداعي في مجال حل المشاكل وصنع القرار
  • وضع القرارات المتخذة موضع التنفيذ
  • الثقة بما تطرحه من مبادرات وأحكام
  • قوة التفكير المجدد والإبداعي 
  • تعزيز مهارات الذاكرة لديك

المحور الخامس : مهارة التأثير والإقناع حتى مع الأشخاص مثيري المشاكل

  • الاتصال بثقة - التغلب على المشاكل في المستوى الأعلى
  • عرض وجهة نظرك بثقة ووضوح في الاجتماعات أو لدى الإدارة
  • الاتصال القوي والمقنع والجازم - كيفية التأثير باستخدام النمط المؤثر
  • التعامل مع الأشخاص مثيري المشاكل - تحديد تأثيرك على هذا النوع من العلاقات الصعبة
  • استخدام لغة الجسد لتعزيز الاتصال
  • الخروج من إطار العمل الحالي المريح

المحور السادس : الأرشفة وتنظيم الوثائق

  • الوثائق : تعريف – أنواع الوثائق
  • نظام حفظ واسترجاع الوثائق
  • التنظيم الفني للمحفوظات (تصنيف وترميز وفهرسة الوثائق)
  • التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع الوثائق ( الأرشفة الالكترونية)
  • مهارات الاتصال ووسائل الاتصال 
  • تنظيم العمل تذليل المصاعب  في مجال العمل 
  • تنظيم الوقت
  • تنظيم إجراءات السفر للمسؤولين
  • كيفية تحديد نظلم حفظ الملفات
  • نظم حفظ الملفات
  • كيفية إيجاد نظام يلبي الاحتياجات المكتبية لحفظ الملفات

المحور السابع : المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية

  • الاتصال الفعال وفن الحديث والإنصات
  • إدارة الوقت ومواجهة ضغوط العمل
  • التعامل الفعال مع الآخرين ( الرئيس والعملاء ) وكيفية التعامل مع سلوكياتهم
  • حل المشكلات واخذ القرار
  • إدارة الصراع والمواقف الصعبة
  • آداب التعامل مع الشخصيات 
  • كيفية التعامل مع العملاء والتقليل من غصب البعض منهم 
  • الحفاظ على سرية الوثائق

المحور الثامن : الإدارة الإلكترونية وتطبيقاتها العملية Ms Outlook, Outlook express 

  • تطبيقات الاتصالات الإلكترونية 
  • تخطيط وجدولة المهام  باستخدام Ms Outlook 
  • تطبيقات الاجتماعات الإلكترونية 
  • تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونياً 
  • الاتصال الإلكتروني 
  • تطبيقات البريد الإلكتروني 
  • الأرشفة الإلكترونية وضغط الملفات 
  • إدارة الوقت إلكترونياً E-Time Management calendar 
  • تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونياً Ms-word-templates

 

مقرنا في مسقط

المعهد في مسقط : القرم – المنطقة التجارية –خلف مركز سابكو التجاري

هواتف ارضية :

24568690 - 24563711 - 24563303

نقالات :

95555162 - 95595512 - 97000881

فاكس : 24564212 – ص.ب 3998- ر.ب 112

الإيميل : alomani_institute1990@yahoo.com

تواصل معنا :

مقرنا في نزوى :

المعهد في نزوى : سلطنة عمان - نزوى 

هواتف أرضية :

25412550

نقالات :

97000884 - 97000881 - 95555162

فاكس  : 25412550

ايميل المعهد لنزوى : alomaniinst@gmail.com